Siklus Hidup Sistem

Siklus hidup sistem (system life cycle), SLC, adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem  atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem.

Fase perencanaan terdiri dari beberapa tahapan :

1.    Menyadari Masalah

Tahapan ini sangat penting bagi manajer perusahaan, non manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan. Karena mereka tidak selalu berada di tempat untuk mengamati gejala-gejala permasalahan yang ada dalam suatu perusahaan.

2.    Mendefinisikan masalah

Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi semua permasahan itu. Akan tetapi, manajer tidak berusaha untuk mengumpulkan semua informasi pada titik ini. Sebaliknya, manajer hanya mencari untuk mendefinisikan dimana letak permasalahannya dan apa kemungkinan penyebabnya. Jika perusahaan mempunyai kebijakan untuk mendukung end user computing, dan manajer ingin memakai pendekatan tersebut untuk pengembangan sistem, maka ia bertanggung jawab untuk membuat definifi.

3.    Menentukan Tujuan Sistem

Dalam tahap ini manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Pada titik ini, tujuannya dinyatakan secara umum.

4.    Mengidentifikasi Kendala-kendala Sistem

Sistem baru tidak akan beroperasi bebas dari kendala. Beberapa kendala ditimbulkan oleh lingkungan, seperti laporan pajak yang diminta oleh pemerintah dan informasi pembayaran yang dibutuhkan konsumen, kendala lain dibuat oleh manajemen perusahan, seperti keharusan menggunakan perangkat keras yang telah ada atau menyiapkan dan menjalankan sistem pada tanggal tertentu. Kendala-kendala ini penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan.

5.    Membuat Studi Kelayakan

Studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi kelayakan:

·         Teknis

·         Pengembalian ekonomis

·         Pengembalian non-ekonomis

·         Hukum dan etika

·         Operasional

·         Jadwal

6.    Mempersiapkan Usulan Penelitian Sistem

Jika sistem dan proyek tampak layak, diperlukan penelitian sistem yang menyeluruh. Penelitian sistem (system study) akan memberikan dasar terinci untuk rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem itu melakukannya. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang memberikan dasar bagi manajer untuk menenentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analisis.

7.    Menyetujui atau Menolak Penelitian Proyek

Dalam tahapan ini manajer dan komite menimbang pro dan kontra dari proyek dan rancangan  sistem yang diusulkan, serta apakah perlu diteruskan- keputusan diteruskan/dihentikan.

8.    Menetapkan Mekanisme Pengendalian

Pada tahap ini, sebelum penelitian sistem dimulai, komite pengarah SIM menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan. Jumlah waktu yang diperlukan untuk setiap tugas disusun berdasarkan orang-bulan. Orang-bulan adalah jumlah waktu yang dibutuhkan oleh satu orang, yang bekerja sebulan kalender penuh, untuk menyelesaikan suatu tugas. Dengan menugaskan beberapa orang pada satu tugas, jumlah bulan kalender mungkin dikurangi, walau tidak harus secara linier. Memonitor kemajuan proyek, setelah jadwal proyek ditetapkan, jadwal itu harus didokumentasikan dalam bentuk yang memudahkan pengendalian.

 

Fase analisis terdiri dari beberapa tahapan:

1)   Mengumumkan Penelitian Sistem

Di tahap ini manajemen mengambil langkah-langkah untuk memastikan kerjasama dari para pekerja. Perhatian mula-mula ditujukan pada kekuatiran pegawai mengenai cara komputer mempengaruhi kerja mereka. Cara terbaik untu melawan kekuatiran ini adalah komunikasi dengan pegawai tentang (1) alasan perusahaan melaksanakan proyek (2) bagaimana sistem baru akan  menguntungkan perusahaan dan pegawai.

2)   Mengorganisasikan Tim Proyek

Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadi pemakai, dan bukan spesialis informasi, sebagai pemimpin proyek. Agar proyek berhasil, pemakai perlu berperan aktif, daripada hanya berperan pasif.

3)   Mendefinisikan Kebutuhan Informasi

Dalam tahap ini analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengimpulan  informasi: wawancara perorangan, pengamatan, pencarian catatan dan survei.

4)    Mendefisikan Kriteria Kinerja Sistem

Setelah kebutuhan informasi manajer didefinisikan, langkah selanjutnya adalah menspesifiksikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem. Spesifikasi ini diambil sebagai kriteria kinerja hanya jika tim proyek setuju bahwa hal ini dapat dicapai.

5)   Menyiapkan Usulan Rancangan

Analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan/hentikan untuk kedua kalinya. Disini, manajer harus menyetujui tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan itu termasuk di dalam usulan rancangan.

6)   Menyetujui atau Menolak Rancangan Proyek

Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakan akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkannya kembali, atau proyek mungkin ditinggalkan. Jika persetujuan diberikan, proyek maju ke tahap rancangan.

Fase rancangan terdiri dari beberapa tahapan:

a.    Menyiapkan Rancangan Sistem yang Terinci

Analis bekerja sama dengan pemakai dan mendokumentsikan rancangan sistem baru dengan  alat-alat yang dijelaskan dalam model teknis. Beberapa alat memudahkan analis untuk menyiapkan dokumentasi secara top-down, dimulai dengan gambaran besar dan secara bertahap mengarah lebih terinci pendekatan top-down ini merupakan ciri rancangan tersruktur (structured design), yaitu rancangan bergerak dari tingkat sistem ke tingkat subsistem.

b.   Mengidentifikasikan Berbagai Alternatif Konfigurasi Sistem

Analis harus mengidentifikasikan konfigurasi (bukan merk atau model) peralatan komputer yan g akan memberikan hasil terbaik bagi sistem untuk menyelesaikan pemrosesan. Identifikasi merupakan suatu proses yang berurutan, dimulai dengan identifikasi berbagai kombinasi yang dapat menyelesaikan setiap tugas.

c.    Mengevaluasi Berbagai Alternatif Konfigurasi Sistem

Analis, bekerja sama erat dengan manajer, mengevaluasi berbagai alternatif. Alternatif yang dipilih adalah yang paling memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan kendala-kendala yang ada.

d.   Memilih Konfigurasi yang Terbaik

Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah selesai, analis membuat rekomendasi kepada manajer untuk disetujui. Saat manajer menyetujui konfigurasi tersebut, persetujuan selanjutnya dilakukan oleh komite pengarah SIM.

e.    Menyiapkan Usulan Penerapan

Analis menyiapkan usulan penerapan (implementation proposal) yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan dan biayanya.

f.     Menyetujui atau Menolak Penerapan Sistem

Keputusan untuk terus dalam tahap ini sangatlah penting, karena usaha ini akan sangat meningkatkan jumlah orang yang terlibat.

Fase Implementasi atau Penerapan

Implementasi atau penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dann konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.

Fase ini terdiri dari beberapa tahapan:

I.          Merencanakan Penerapan

Karena hanya tinggal satu tahap pengembangan yang tersisa sebelum sistem baru digunakan, manajer dan spesialis informasi memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk , menerapkan rancangan sistem. Mereka dapat menggunakan pengetahuan ini untuk mengembangkan rencana penerapan yang sangat rinci.

II.          Mengumumkan Penerapan

Proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai dengan cara yang sama seperti pada penelitian sistem. Tujuan pengumuman ini adalah menginformasikan pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem baru dan meminta kerja sama pegawai.

III.          Mendapatkan Sumber Daya Perangkat Keras

Rancangan sistem disediakan bagi para pemasok berbagai jenis peralatan komputer yang terdapat pada konfigurasi yang disetujui.

IV.          Mendapatkan Sumber Daya Perangkat Lunak

Saat perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri perangkat lunak aplikasinya, programer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem sebagai titik awal.

V.          Menyiapkan  Database

DBA bertanggungjawab untuk semua kegiatan yang berhubungan dengan data, dan ini mencakup persiapan database. Dalam beberapa kasus, perlu dikumpulkan data-data, dan dalam kasus lain, data yang telah ada perlu dibentuk kembali sehingga sesuai dengan rancangan sistem baru. Tugas-tugas ini dilaksanakan dan data dimasukkan dalam database. Jika perusahaan belum menggunakan sistem manajemen database (database management system-DBMS), DBA akan berperan penting dalam memilih perangkat lunak itu.

VI.          Menyiapkan Fasilitas Fisik

Jika perangkat keras dari sistem baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada, perlu dilakukan konstruksi baru atau perombakan. Ruang komputer yang menyimpan mainframe atau komputer mini berskala besar merupakan kombinasi yang rumit dari lantai yang ditinggikan, pengendalian suhu dan kelembaban yang khusus, keamana, peralatan pendeteksi api dan pemadam kebakaran, dan sebagainya.

VII.          Mendidik Peserta dan Pemakai

Sistem baru kemungkinan  besar akan mempengaruhi banyak orang. Beberapa orang akan membuat sistem bekerja. Mereka ini disebut dengan peserta, dan mereka meliputi operator pemasukan data, pegawai coding dan pegawai administrasi lainnya. Orang-orang lain akan menggunakan output sistem. Semua orang-orang ini harus dididik tentang peran mereka dalam sistem.

VIII.          Masuk ke Sistem Baru

Proses menghentikan penggunaan sistem lama memulai penggunaan sistem baru disebut curtover.

Pendekatan Dasar ini terdiri dari beberapa macam:

a)        Percontohan (Pilot) adalah suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi, seperti satu kantor atau daerah tertentu. Contohnya, Angkatan Udara mungkin mencoba suatu sistem persediaan baru pada saru pangkalan Udara.

b)       Serentak (immediate) adalah pendekatan yang paling sederhana dengan beralih dari sistem lama ke sistem baru pada satu hari tertentu. Namun, pendekatan ini hanya layak bagi perusahaan kecil atau sistem kecil.

c)        Bertahap (Phased), dalam cutover bertahap, sistem baru digunakan bagian per bagian pada suatu waktu. Misalnya  perusahaan dapat  melakukan cutover pada sistem pemasukan pesanan, diikuti oleh sistem persediaan dan seterusnya.

d)       Paralel (Parallel) Cutover paralel mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai sistem baru telah diperiksa secara menyeluruh. Pendekatan ini memberikan pengamanan yang paling baik terhadap kegagalan, tetapi merupakan yang paling mahal, karena  kedua sumber daya harus dipertahankan.

Fase operasi atau penggunaan terdiri dari tiga langkah:

i.          Menggunakan Sistem

Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.

ii.          Audit Sistem

Setelah sistem baru berkesempatan untuk mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi semacam ini disebut dengan penelaahan setelah penerapan (postimplementation review) dan dapat dilakukan oleh seseorang dari jasa informasi atau oleh seorang auditor internal. Dalam beberapa kasus keduanya akan melakukan penelaahan yang terpisah. Hasil audit dilaporkan kepada CIO, Komite pengarah SIM dan kepada pemakai.

iii.          Memelihara Sistem

Selama manajer menggunaka sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasi ini disebut pemeliharaan sistem (system maintenance). Pemeliharaan sistem dilaksanakan untuk 3 alasan:

ü  Memperbaiki kesalahan

Penggunaan sistem mengungkapkan kesalahan (bugs) dalam program atau kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem.

ü  Menjaga kemutakhiran sistem

Dengan berlalunya waktu, terjadi perubahan-perubahan dalam lingkungan sistem yang mengharuskan modifikasi dalam rancangan atau perangkat lunak. Contohnya, pemerintah mengubah rumus perhitungan pajak jaminan sosial.

ü  Meningkatkan Sistem

Saat manajer menggunakan sistem, mereka melihat cara-cara membuat peningkatan. Saran-saran ini diteruskan kepada spesialis informasi nyang memodifikasi sistem sesuai saran tersebut.

Sumber:  Buku SIM karangan Raymond MCLeod, Jr. Jilid I