Siklus hidup sistem (system life cycle), SLC, adalah proses
evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer.
SLC terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah-langkah
pendekatan sistem.
Fase perencanaan terdiri dari beberapa tahapan :
1. Menyadari
Masalah
Tahapan ini sangat penting bagi manajer
perusahaan, non manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan. Karena
mereka tidak selalu berada di tempat untuk mengamati gejala-gejala permasalahan
yang ada dalam suatu perusahaan.
2. Mendefinisikan
masalah
Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia
harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi semua permasahan itu. Akan
tetapi, manajer tidak berusaha untuk mengumpulkan semua informasi pada titik ini. Sebaliknya, manajer hanya mencari untuk
mendefinisikan dimana letak
permasalahannya dan apa kemungkinan penyebabnya. Jika perusahaan mempunyai
kebijakan untuk mendukung end user computing, dan manajer ingin memakai pendekatan tersebut untuk pengembangan
sistem, maka ia bertanggung jawab untuk membuat definifi.
3. Menentukan
Tujuan Sistem
Dalam tahap ini manajer dan analis sistem
mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk
memuaskan pemakai. Pada titik ini, tujuannya dinyatakan secara umum.
4. Mengidentifikasi
Kendala-kendala Sistem
Sistem baru tidak akan beroperasi bebas dari
kendala. Beberapa kendala ditimbulkan oleh lingkungan, seperti laporan pajak
yang diminta oleh pemerintah dan informasi pembayaran yang dibutuhkan konsumen,
kendala lain dibuat oleh manajemen perusahan, seperti keharusan menggunakan
perangkat keras yang telah ada atau menyiapkan dan menjalankan sistem pada
tanggal tertentu. Kendala-kendala ini penting untuk diidentifikasi sebelum sistem
benar-benar mulai dikerjakan.
5. Membuat Studi
Kelayakan
Studi kelayakan adalah suatu
tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan
sistem untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi
kelayakan:
·
Teknis
·
Pengembalian ekonomis
·
Pengembalian non-ekonomis
·
Hukum dan etika
·
Operasional
·
Jadwal
6. Mempersiapkan
Usulan Penelitian Sistem
Jika sistem dan proyek tampak layak,
diperlukan penelitian sistem yang menyeluruh. Penelitian sistem (system study) akan memberikan dasar terinci untuk
rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan
bagaimana sistem itu melakukannya. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang memberikan dasar bagi manajer untuk
menenentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analisis.
7. Menyetujui atau
Menolak Penelitian Proyek
Dalam tahapan ini manajer dan komite
menimbang pro dan kontra dari proyek dan rancangan sistem yang diusulkan, serta apakah perlu
diteruskan- keputusan
diteruskan/dihentikan.
8. Menetapkan
Mekanisme Pengendalian
Pada tahap ini, sebelum penelitian sistem
dimulai, komite pengarah SIM
menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan,
siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan. Jumlah waktu yang
diperlukan untuk setiap tugas disusun berdasarkan orang-bulan. Orang-bulan adalah jumlah waktu yang
dibutuhkan oleh satu orang, yang bekerja sebulan kalender penuh, untuk
menyelesaikan suatu tugas. Dengan menugaskan beberapa orang pada satu tugas,
jumlah bulan kalender mungkin dikurangi, walau tidak harus secara linier. Memonitor kemajuan proyek, setelah
jadwal proyek ditetapkan, jadwal itu harus didokumentasikan dalam bentuk yang
memudahkan pengendalian.
Fase analisis terdiri dari beberapa
tahapan:
1) Mengumumkan
Penelitian Sistem
Di tahap ini manajemen mengambil
langkah-langkah untuk memastikan kerjasama dari para pekerja. Perhatian
mula-mula ditujukan pada kekuatiran pegawai mengenai cara komputer mempengaruhi
kerja mereka. Cara terbaik untu melawan kekuatiran ini adalah komunikasi dengan
pegawai tentang (1) alasan perusahaan melaksanakan proyek (2) bagaimana sistem
baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.
2) Mengorganisasikan
Tim Proyek
Tim proyek yang akan melakukan penelitian
sistem dikumpulkan. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadi pemakai, dan
bukan spesialis informasi, sebagai pemimpin proyek. Agar proyek berhasil,
pemakai perlu berperan aktif, daripada hanya berperan pasif.
3) Mendefinisikan
Kebutuhan Informasi
Dalam tahap ini analis mempelajari kebutuhan
informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengimpulan informasi: wawancara perorangan, pengamatan,
pencarian catatan dan survei.
4) Mendefisikan
Kriteria Kinerja Sistem
Setelah kebutuhan informasi manajer
didefinisikan, langkah selanjutnya adalah menspesifiksikan secara tepat apa
yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria
kinerja sistem. Spesifikasi ini
diambil sebagai kriteria kinerja hanya jika tim proyek setuju bahwa hal ini
dapat dicapai.
5) Menyiapkan Usulan
Rancangan
Analis sistem memberikan kesempatan bagi
manajer untuk membuat keputusan teruskan/hentikan untuk kedua kalinya. Disini,
manajer harus menyetujui tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan itu
termasuk di dalam usulan rancangan.
6) Menyetujui atau
Menolak Rancangan Proyek
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi
usulan rancangan dan menentukan apakan akan memberikan persetujuan atau tidak.
Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan
menyerahkannya kembali, atau proyek mungkin ditinggalkan. Jika persetujuan
diberikan, proyek maju ke tahap rancangan.
Fase rancangan terdiri dari beberapa
tahapan:
a. Menyiapkan
Rancangan Sistem yang Terinci
Analis bekerja sama dengan pemakai dan
mendokumentsikan rancangan sistem baru dengan
alat-alat yang dijelaskan dalam model teknis. Beberapa alat memudahkan
analis untuk menyiapkan dokumentasi secara top-down, dimulai dengan gambaran besar dan secara bertahap mengarah lebih
terinci pendekatan top-down ini merupakan
ciri rancangan tersruktur (structured design), yaitu rancangan bergerak dari tingkat sistem ke tingkat subsistem.
b. Mengidentifikasikan
Berbagai Alternatif Konfigurasi Sistem
Analis harus mengidentifikasikan konfigurasi (bukan merk atau model) peralatan komputer yan g akan memberikan hasil
terbaik bagi sistem untuk menyelesaikan pemrosesan. Identifikasi merupakan
suatu proses yang berurutan, dimulai dengan identifikasi berbagai kombinasi
yang dapat menyelesaikan setiap tugas.
c. Mengevaluasi
Berbagai Alternatif Konfigurasi Sistem
Analis, bekerja sama erat dengan manajer,
mengevaluasi berbagai alternatif. Alternatif yang dipilih adalah yang paling
memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan kendala-kendala yang
ada.
d. Memilih
Konfigurasi yang Terbaik
Analis mengevaluasi semua konfigurasi
subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi
satu konfigurasi tunggal. Setelah selesai, analis membuat rekomendasi kepada
manajer untuk disetujui. Saat manajer menyetujui konfigurasi tersebut,
persetujuan selanjutnya dilakukan oleh komite pengarah SIM.
e. Menyiapkan
Usulan Penerapan
Analis menyiapkan usulan penerapan (implementation proposal) yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan,
keuntungan yang diharapkan dan biayanya.
f. Menyetujui atau
Menolak Penerapan Sistem
Keputusan untuk terus dalam tahap ini
sangatlah penting, karena usaha ini akan sangat meningkatkan jumlah orang yang
terlibat.
Fase
Implementasi atau Penerapan
Implementasi
atau penerapan merupakan
kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dann konseptual yang
menghasilkan suatu sistem yang bekerja.
Fase ini terdiri dari beberapa tahapan:
I.
Merencanakan Penerapan
Karena hanya tinggal satu tahap pengembangan
yang tersisa sebelum sistem baru digunakan, manajer dan spesialis informasi
memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk , menerapkan rancangan
sistem. Mereka dapat menggunakan pengetahuan ini untuk mengembangkan rencana
penerapan yang sangat rinci.
II.
Mengumumkan Penerapan
Proyek penerapan diumumkan kepada para
pegawai dengan cara yang sama seperti pada penelitian sistem. Tujuan pengumuman
ini adalah menginformasikan pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem
baru dan meminta kerja sama pegawai.
III.
Mendapatkan Sumber Daya Perangkat Keras
Rancangan sistem disediakan bagi para
pemasok berbagai jenis peralatan komputer yang terdapat pada konfigurasi yang
disetujui.
IV.
Mendapatkan Sumber Daya Perangkat Lunak
Saat perusahaan memutuskan untuk menciptakan
sendiri perangkat lunak aplikasinya, programer menggunakan dokumentasi yang
disiapkan oleh analis sistem sebagai titik awal.
V.
Menyiapkan Database
DBA bertanggungjawab untuk semua kegiatan
yang berhubungan dengan data, dan ini mencakup persiapan database. Dalam beberapa kasus, perlu dikumpulkan data-data, dan dalam kasus
lain, data yang telah ada perlu dibentuk kembali sehingga sesuai dengan
rancangan sistem baru. Tugas-tugas ini dilaksanakan dan data dimasukkan dalam database. Jika perusahaan belum menggunakan sistem manajemen database (database management system-DBMS),
DBA akan berperan penting dalam memilih perangkat lunak itu.
VI.
Menyiapkan Fasilitas Fisik
Jika perangkat keras dari sistem baru tidak
sesuai dengan fasilitas yang ada, perlu dilakukan konstruksi baru atau
perombakan. Ruang komputer yang menyimpan mainframe atau komputer mini berskala besar merupakan kombinasi yang rumit dari
lantai yang ditinggikan, pengendalian suhu dan kelembaban yang khusus, keamana,
peralatan pendeteksi api dan pemadam kebakaran, dan sebagainya.
VII.
Mendidik Peserta dan Pemakai
Sistem baru kemungkinan besar akan mempengaruhi banyak orang.
Beberapa orang akan membuat sistem bekerja. Mereka ini disebut dengan peserta, dan mereka meliputi operator
pemasukan data, pegawai coding dan pegawai administrasi
lainnya. Orang-orang lain akan menggunakan output sistem. Semua orang-orang ini harus dididik tentang peran mereka dalam
sistem.
VIII.
Masuk ke Sistem Baru
Proses menghentikan penggunaan sistem lama
memulai penggunaan sistem baru disebut curtover.
Pendekatan Dasar ini terdiri dari beberapa macam:
a)
Percontohan (Pilot) adalah suatu sistem
percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi, seperti
satu kantor atau daerah tertentu. Contohnya, Angkatan Udara mungkin mencoba
suatu sistem persediaan baru pada saru pangkalan Udara.
b) Serentak (immediate) adalah pendekatan yang paling sederhana dengan beralih dari sistem
lama ke sistem baru pada satu hari tertentu. Namun, pendekatan ini hanya layak
bagi perusahaan kecil atau sistem kecil.
c)
Bertahap (Phased), dalam cutover bertahap, sistem baru digunakan bagian per bagian pada suatu waktu.
Misalnya perusahaan dapat melakukan cutover pada sistem pemasukan pesanan, diikuti oleh sistem persediaan dan
seterusnya.
d) Paralel (Parallel) Cutover paralel mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai sistem baru
telah diperiksa secara menyeluruh. Pendekatan ini memberikan pengamanan yang
paling baik terhadap kegagalan, tetapi merupakan yang paling mahal, karena kedua sumber daya harus dipertahankan.
Fase operasi
atau penggunaan terdiri dari
tiga langkah:
i.
Menggunakan Sistem
Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai
tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.
ii.
Audit Sistem
Setelah sistem baru berkesempatan untuk
mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru
itu memenuhi kriteria kinerja. Studi semacam ini disebut dengan penelaahan setelah penerapan (postimplementation review) dan dapat dilakukan oleh
seseorang dari jasa informasi atau oleh seorang auditor internal. Dalam
beberapa kasus keduanya akan melakukan penelaahan yang terpisah. Hasil audit
dilaporkan kepada CIO, Komite pengarah SIM dan kepada pemakai.
iii.
Memelihara Sistem
Selama manajer menggunaka sistem, berbagai
modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan.
Modifikasi ini disebut pemeliharaan
sistem (system maintenance). Pemeliharaan
sistem dilaksanakan untuk 3 alasan:
ü Memperbaiki
kesalahan
Penggunaan sistem mengungkapkan kesalahan (bugs) dalam program atau kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi dalam
pengujian sistem.
ü Menjaga
kemutakhiran sistem
Dengan berlalunya waktu, terjadi
perubahan-perubahan dalam lingkungan sistem yang mengharuskan modifikasi dalam
rancangan atau perangkat lunak. Contohnya, pemerintah mengubah rumus perhitungan
pajak jaminan sosial.
ü Meningkatkan
Sistem
Saat manajer menggunakan sistem, mereka
melihat cara-cara membuat peningkatan. Saran-saran ini diteruskan kepada
spesialis informasi nyang memodifikasi sistem sesuai saran tersebut.
Sumber: Buku SIM karangan Raymond MCLeod, Jr.
Jilid I